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如何写好一封邮件?

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2015-05-14 23:33:41

 青青莲子

分享一下,又不会怀孕!

本作品为转载作品,版权为作品原作者所有,感谢上传者的分享!

这是一个在知乎上看到的问题,瞬时发现自己对这方面的知识非常的欠缺。整理以下内容,算是自我学习。

一、邮件应该遵循的原则

1、礼貌原则

语句保持通顺,标点无错。不只是邮件,所有类型的写作都有这一条。偶尔犯个小错大家也会宽容。

公务环境请使用环境中通行的语言。不要在中文邮件中突然冒出个说英文的,非常不礼貌。

学会区别To和Cc。确实希望对方读到,请务必将其放入To栏,其他可以放入Cc栏。很多人遇到只在Cc栏的情况时是不读邮件的。

抬头和落款。内部讨论可以随便,没有开头没有落款都无妨。但正式一点的邮件就需要。

用词。正式信函请使用规范用语,避免口语化。同事间私下讨论可以稍微随便一点,私人信函更随便一些。

要尽快回复。收到邮件后不要拖延,最好尽快回复,哪怕是先告诉发信人您需要更多时间来给出回复。

2、“战地记者”原则

废话、套话、官话、空话一概省略,直切主题是最合适的。在保证把事情说明白尽可能短,必要时可以罗嗦,不要为了短而短 ,写完后考虑一下受众的阅读体验,让自己的邮件易于检索。

长度。公务邮件和内部邮件请务必保持邮件简短,多的内容请放进附件或打电话。

内容单一。一封邮件不要说两件事,除非两件事的确紧密相关。如果有两个问题,请发两封邮件,在两个列表中讨论。

3、“金字塔”原理

所有电邮都应该遵循这种结构:中心明确,分层叙事,逐层铺开。

用战地记者原理过滤一下自己所想表达的内容。找到少数的几个重点,然后再逐一筛减直到找到有且只有一个的中心,先将这个“点”暂时列为自己所有表述的最终目的。

分析邮件接受者对于这个中心点的理解程度。如果不言而喻,则降级到下一中心点,如果可能不甚理解,则保持这个中心点,围绕着它展开描述。

描述中心点最直接相关的一层信息。通常做一件事有这么几方面信息,“我有什么资源做、怎么做的、出现了什么结果”。

继续描述“直接信息”的“直接信息”。这里将进入一个循环,将自己认为需要说明的情况用逐层铺开的方式附加到中心信息上,丰富中心信息的支撑体系。在电邮里需要根据实际情况采用不同的方式进行附加,例如图片、图表、附件文档等。

在写邮件的时候,就需要采用倒金字塔的叙事方法:在邮件的开头,用一段话,言简意赅地概括大意,讲清楚“四个 W 和一个 H”。如果不能在一开始说清楚问题,大多数人是没有耐心读到最后一段并且搞清楚你的真实用意的。

Who——需要在邮件开始打招呼的时候就要明确你的收件人是谁,最好指明唯一的任务所属人。如果你只是一个「Hi」开头,却有若干个收件人,那么谁也不知道要响应这封邮件;而如果你一下子和多个人打招呼,那么这件事情就会因为所有收件人都觉得事不关己而告吹。

What——需要描述清楚自己的需求或者要求,而不要发些模棱两可的表态,这样对于邮件沟通没有任何益处。如果你自己都不知道自己要什么或者要表达什么,就别发出这封邮件。

When——明确这个需求的时限。“越快越好”在大多数时候等于“没有截止日期”。

Why——让对方明白这件事情对对方(收信人)而言的重要性,或者起码是对团队或公司而言的重要性,而不是对你而言的重要性。

How——所有做过乙方的人都知道,如果你收到一封没有具体操作指示的邮件,是非常难处理的。除非收发双方已经有非常明确的上下文,比如几分钟之前的电话沟通,或者事出紧急已经不能在邮件里花费更多时间,建议给出尽可能明确的操作办法。

二、邮件格式需要注意的点

1.标点

这部分是最容易忽视的,不少工作N年的老同事在书写电邮时要么不加符号,要么乱加符号。比如每句话都用问号结尾、到处乱跑的感叹号、翻译腔的破折号等等。使用标点加强语气要慎重。在一句话结束后使用“????”或“!!!!”,收信人读起来可能会觉得您在大喊大叫或是非常不满。要按照常规使用标点。尽量不要使用表情符号。

2.字体

默认字体:如果公司有规范,严格执行,如果没有规范,就保持默认字体,因为在不知道对方视力、阅读场合、阅读仪器的时候,默认字体是最安全的选择。

粗体:仅限于刻意强调的文字,一般情况下在一段话内只出现一个粗体词组时,强调效果是最好的,而出现了三四个甚至更多的粗体时,效果反而降低,“都强调等于没强调”,所以,找到自己最需要的那个点,然后再考虑是否值得加粗。

斜体:无论如何都要谨慎对待“斜体”,尽量避免使用,目前win平台的斜体是粗暴的。

3.颜色

安全色:红色、绿色。除了红色(代表强调或者危险)和绿色(代表通过和安全)可以适度使用外,其他颜色尽量避免使用。

多种颜色时,给出标注。>如果一定要用多种颜色,必须在显眼的地方给出颜色的标注,否则邮件几经转手后,阅读者会不理解颜色的意义而错失、误解信息。

4.对齐

段首对齐:在电邮中,段落开始时应该避免加空格。

段末对齐:不要用回车控制换行,因为在自己的客户端设置下看起来美观的回车换行,到了别人的设备上将可能是一种视觉灾难。

5.换行与行间距

手工空行:>在表述完一个完整段落后,尽量手工空一行,因为在不同的阅读设备中,没有这个空行的话会导致密密麻麻的文字墙,这种视觉压力会直接影响阅读者的理解能力,留白能让人在阅读的时候有喘息的机会和理解的间隙。

适当的间距:行间距可以用默认间距或1.5倍以内的间距,取决于篇幅多长,更高的间距会让阅读者的视线跳跃过多引发视觉疲劳。

6.文字描述手法

选择朴实准确的形容词和副词:工作电邮不是散文,需要确保务实。

多用具备一定意义的短句:将长句拆解为短句,可以让阅读者更容易理解。

避免复杂术语的堆砌:要确保自己写的东西是对方能看懂的。

7.标题

恰当的标题一般是最全面的概括、最开始的引子、最点睛的描述。 标题采用陈述句,道明最关键的内容。当邮件讨论主题变更时,要记得更改标题。

8.其他

签名档:签名档主要用于让对方获取自己的其他联系方式。

重要度:除非是火烧屁股的事,千万不要使用重要度这个设置。

三、其他注意事项

1、发出去的邮件,泼出去的水

邮件是书面形式的,发送出去就很难收回来。收信人可能把您的邮件打印出来,也可能转发您的邮件。在邮件中不要写您不想在整个公司甚至公司以外传播的内容。绝大多数「邮件车祸现场」来自一时冲动。在回复任何邮件之前,请想想下面这个问题:在法庭上,我的这封邮件会成为对我不利的证据吗?我的这封邮件会让别人觉得我是一个坏人吗?在数字时代,邮件就是所谓的“白底黑字”。很多“坏事儿”的邮件,虽然来自一时脑热,却成了全世界的把柄。就算你有天大的不满,哪怕去跟人在会议室里大吵一架,也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。

2、不要在邮件里产生争论

除非迫不得已,或者可以一锤定音,否则,不在邮件中争论。不要出现一个主题在多人之间来回很多轮的情况。如果事情复杂到那样的程度的话,就会召开会议讨论,而不会把讨论继续放在邮件中。最忌讳的做法,就是在邮件讨论陷入某种僵局的时候,把部门或者公司里的头头加入邮件。成熟的老板并不会因为忽然被加入一个争论而立刻做出反应,也不会冒着得罪一拨人的风险给另一拨人“做主”。

3、邮件不要抄送一大堆人

内部讨论不要放外部的人,重要的事情要放leader,一些不重要的提醒要把不相关的人拿掉。在一封邮件里,加入更多收件人的时候,务必在邮件开始处写上“+John”之类的提示。这对于原有的收件人和新加进来的收件人都是尊重。每一个收件人都应该是和这封邮件里所谈及的事情有关的,以免弄得收件人莫名其妙,不知道应该说些什么或是做些什么。采用顶端回复,不直接在别人的邮件中进行修改,也是便于新参与者了解原委。另外要保护别人的隐私,发信人和收信人之间的邮件不应向第三者传播。

4、写新邮件的最佳顺序

写新邮件的最佳顺序应该是:附件、正文、标题、收件人。

附件是最容易忘记的东西。所以先把它贴进邮件吧。附件名字一定要有意义。

标题放在正文之后,是因为大多数邮件客户端会提醒你“没有标题是否发送”。

收件人放在最后,是因为没有收件人,这封邮件肯定发不出去,这就给了你足够的时间来回味这封邮件的疏漏。

发送之前出声读一遍。这样您可以体会到收信人读这封邮件的感受,读完之后再点击“发送”。

目前整理的内容就这么多,期望牛人多提改进意见~

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